Ведение учета горюче-смазочных материалов с помощью 1С: пошаговое руководство
В современном мире ни один бизнесмен или предприниматель не может обойтись без автомобилей для служебных целей. Независимо от того, являются ли автомобили собственными, арендованными или взятыми в лизинг, закупки топлива неизбежны. Заправка может осуществляться как наличными, так и безналичными способами, например по топливным картам. Для учета расходов на ГСМ важно точно фиксировать приобретение и списание топлива.
Стоимость топлива и смазочных материалов
Стоимость всех видов топлива и смазочных материалов, а также необходимых материалов и производственных запасов учитывается по их фактическим ценам (ФСБ 5/2019 «Запасы»). Учет поступления и отпуска нефтепродуктов ведется на счете 10 «Материалы» с отдельными субсчетами.
Постановление № 78 от 28.11.1997 г.
Автотранспортные предприятия России обязаны соблюдать положения Постановления Госкомстата № 78 от 28.11.1997. Данное постановление требует включения в путевые листы определенной информации, такой как пробег, количество полученного и израсходованного топлива, а также его стоимость. Другие компании имеют возможность разработать собственную форму накладной или модифицировать существующие.
Необходимость заполнения формы
В бланк необходимо внести следующие данные:
- номер и название документа;
- срок действия;
- сведения о владельце и водителе автомобиля;
- данные о транспортном средстве (марка, номерной знак, показания спидометра).
Денежные расходы должны быть рационально обоснованы, подкреплены официальными документами и осуществляться в рамках деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Предприятия могут самостоятельно определять нормы потребления
Предприятия могут самостоятельно определять нормы потребления. Для этого достаточно получить одобрение высшего руководства. Нормы из инструкции по эксплуатации транспортного средства, а также распоряжения Министерства транспорта РФ № АМ-23-р от 03.14.2008 г. АМ-23-р от 14.03.2008 Министерства транспорта РФ. Затем бухгалтер относит стоимость топлива к расходам по обычным видам деятельности и включает в состав прочих расходов при расчете налога на прибыль.
Учет горюче-смазочных материалов
В редакции 3.0 программы «1С» появилась возможность оплаты топлива наличными или безналичным расчетом.
Оплата наличными
При оплате наличными топливо приобретается на кассе.
Оплата банковским переводом
При выборе варианта оплаты банковским переводом топливо поставляется централизованно после заключения контракта. Поставщик высылает топливные карты и талоны вместе со счетом, когда деньги зачисляются на его счет.
Учет топлива с подотчетными лицами
При этой схеме оплаты топливо учитывается при покупке через подотчетных лиц.
Покупка топлива в 1С
При получении нефтепродуктов за наличные в 1С используется «Авансовый отчет» в меню «Банк и касса». Первоначально водителю выдаются деньги из кассы.
После заправки наличными к «Авансовому отчету» необходимо приложить кассовые чеки с АЗС. К сожалению, нет возможности принять к вычету НДС (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ).
Далее необходимо выбрать вид нефтепродукта в номенклатуре, например, бензин АИ-92, и заполнить количество литров и цену приобретения. Записи для регистрации топлива будут выглядеть следующим образом: Дт 10.3 — Кт 71.01.
Учет топлива с помощью топливных карт.
Водители используют карты с чипом для оплаты топлива и услуг на АЗС. Поставщик обычно предоставляет эти пластиковые карты бесплатно, но затем забирает их себе. Стоимость топливной карты, за которую взимается комиссия, учитывается через «Покупки» и «Квитанция».
Услуги на станции
У компании может быть большое количество карт, которые распределяются между водителями или автотранспортом. Управлять операциями с помощью топливной карты в личном кабинете очень просто. Это позволит вам:
- Контролировать расход топлива каждого водителя;
- Устанавливать ограничения на операции;
- Блокировать, если это необходимо.
Бухгалтерский учет ГСМ при покупке по талонам
При покупке топлива по топливной карте документ «Квитанция» предназначен для ввода в 1С:Бухгалтерию. Счет-фактура регистрируется, и с него снимается НДС. Операция по пластику оформляется через «Передачу материалов в эксплуатацию», а топливо списывается с накладной по требованию.
Бухгалтерский учет ГСМ при покупке талонов отражается двумя способами, исходя из времени перехода права собственности на топливо.
Передача талонов
После передачи талонов поставщик предоставляет документы на топливо (счет-фактуру, чек и т. д.), а в договоре указывается, что нефтепродукты находятся у поставщика до заправки. Прием и расходование бланков оформляется в книге учета. Приобретение топлива отражается в учете с помощью процедуры «Поступление», а заправка баков — с помощью «Движения товаров».
Заправка: Учет на счете 50.03
Для документального оформления прихода топлива водители получают талоны с помощью проводок «Поступление» и «Выдача денежных документов». По требованию водителей ГСМ списываются в счет-фактуру.
Перестройка процесса бухгалтерского учета
В последней версии 3.0 появилась новая функция «Учет по накладным». Счет 10.03 «Топливо» был реорганизован в группу, поэтому он больше не участвует в формировании операций. Теперь для учета нефтепродуктов по каждому транспортному средству при активации функции «Накладные» (ПЛ) бухгалтеры используют субсчета 10.03.1 «Топливо на складе» и 10.03.2 «Топливо в баке». По дебету указанных счетов отражается поступление топлива на карту, а по кредиту — расходные операции.
Путевые листы стали проще
В предыдущих версиях не было печатной формы для путевых листов. Чтобы активировать новую функцию, перейдите в раздел «Главная — Настройки — Функциональность». На вкладке «Запасы» просто установите флажок, чтобы включить эту настройку. В 8-й версии программы требуется заполнить форму на каждый автомобиль — подтверждение расходов на ГСМ для расчета налогов. В форму PL вносится количество топлива, оплаченного картой и израсходованного за поездку. Заполнение PL не только подтверждает расходы, но и фиксирует пройденный автомобилем путь.
Инструмент для ведения финансового учета
Этот документ можно использовать для учета покупки топлива как по кассовым счетам, так и по топливным картам. Он также может быть использован для учета количества топлива в баках. Эта операция подходит для предприятий, использующих автомобили для служебных поездок, но не для автоперевозчиков.