Журнал учета выдачи и приема топливных карт

Отслеживание топливных карт

Топливные карты (ТК) могут быть полезны для контроля использования топлива и ведения финансовой отчетности. Чтобы убедиться, что все учтено, внутри компании можно создать регистр учета топливных карт. В этой статье расскажем, как правильно его заполнить.

Причины иметь журнал

Эта бумага предназначена для ведения учета ТС, полученных водителями. Важно вести их учет и назначать ответственного за каждую из них. Все детали должны быть зарегистрированы в журнале для правильного учета топлива и для того, чтобы иметь возможность возместить часть НДС при предъявлении расходов в налоговую инспекцию.

При подписании договора

Пластиковые карты, оснащенные микрочипом, предоставляются оператором услуг юридическому лицу. Это позволяет держателю карты приобретать топливо от имени организации, тем самым обеспечивая контроль за расходом топлива на поездку или за месяц.

Выдача журнала учета

В настоящее время не существует обязательной формы журнала учета выдачи топливных карт. Он может быть выполнен на бумаге или в цифровом виде. Запись должна включать следующее:

• День выдачи платежного средства;
• Номер карты;
• Полное имя лица, выдающего ее, и подпись.

Журнал выдачи топливных карт

Для водителей или других лиц, использующих платежные средства, необходимо указать их полные имена и подписи, а также дату сдачи карты. Кроме того, целесообразно указывать информацию о машине, например ее номерной знак и марку, лимит топлива и его тип, а также сведения о поставщике.

Если автопарк большой, лучше закрепить определенную карту за конкретным водителем, который постоянно ею пользуется. Это более эффективно, чем ежедневная выплата и сбор платежей.

Лучшее время для прохождения ТК

При подготовке к отпуску, увольнению или длительному отсутствию лучше всего сдавать ТК до этого события. В приведенном ниже примере показаны бухгалтерские операции по выдаче топливных карт.

Бухгалтерские операции по движению топливных карт

Оформление операций по ТК зависит от условий договора между поставщиком топлива и юридическим лицом. При обеспечении топливной карты создается забалансовый счет 015 «Топливные карты». Если эмитент не требует возврата карты, то ее стоимость списывается в расходы.

Расходы на топливо и вычеты

Ежемесячные расходы на топливо и его списание отражаются в разделе «Производственные запасы», статья «Материалы», счет 10, либо могут быть списаны в течение месяца в соответствии с «Методическими указаниями». Это делается в соответствии с Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н.