Бухгалтерский учет топливных карт

Учет топливных карт

Топливная карта — специальный инструмент платежа, используемый для приобретения бензина или дизеля. Она активно применяется в коммерческих и предпринимательских сферах, обеспечивая доступ к заправке в широкой сети станций АЗС.

Ограничения при использовании топливных карт

Топливные карты предназначены исключительно для оплаты топлива, с их помощью невозможно совершить следующие операции:

1. Обналичивание средств запрещено.
2. Оплата дополнительных услуг на заправочных станциях ограничена мойкой автомобиля, шиномонтажом и т.п.
3. Использование карт возможно только на тех АЗС, где есть соответствующие платёжные терминалы.
4. Покупка товаров вне сферы топливозаправки не поддерживается. При заправке авто баланс карты и счета компании-владельца уменьшается на стоимость полученного топлива автоматически.

Упрощенный учет расходов на топливо

Организациям с автопарками удобно использовать систему безналичной оплаты топлива. Нет необходимости хранить кассовые документы или контролировать наличные. Существуют два вида баланса на топливных картах:

• Литровый;
• Денежный.

При литровом учете стоимость топлива определяется на основе текущей цены и количества заправленного топлива. Детали операции отражаются в счете-фактуре или УПД, включая объем и стоимость по каждой операции.

Использование карт для оплаты топлива

Когда компания приобретает топливо, она может использовать специальную карту. По соглашению с поставщиком, которое бывает как стандартное (оферта), так и индивидуальное (договор), деньги списываются с баланса фирмы согласно установленным условиям. Это удобно для контроля расходов на бензин или дизель, ведь фиксируются такие параметры, как:

1. Тип топлива;
2. Объем в литрах;
3. Цена за литр;
4. Общая сумма покупки. Таким образом, учет затрат на топливо становится точным и прозрачным.

Оплата топлива и управление балансом

После подписания контракта следует внести плату за бензин, тем самым увеличив бюджет организации. Баланс организации представляет собой аккаунт в службе поставки бензина, где деньги организации сохраняются и используются. К этому аккаунту подключены топливные карты. Траты при заправке и возврат средств фиксируются в профиле пользователя и совершаются исключительно в пределах фондов на счету компании.

Финансовые операции компании

• Пополнение Кошелька: Ввод средств в кассу фирмы.
• Регулировка Баланса: Коррекция финансов при обслуживании на заправках.
• Отчетность: Детализация активности: место покупки, объем и сорт топлива.
• Контроль Запасов: Наблюдение за оставшимися активами. Бухгалтерская практика использования топливных карт выделяется эффективностью благодаря сотрудничеству с одним поставщиком — это упрощает все процессы учета.

Учёт топливных карт

Топливные карты облегчают жизнь водителям: им не нужно беспокоиться о подготовке предварительных отчётов, сохранении кассовых чеков и перевозке наличных. Бухгалтерия получает чёткую статистику по затратам на бензин.

Бухгалтерский учёт топливных карт:

1. Отсутствие необходимости в сохранении бумажных документов.
2. Нет необходимости перевозить наличные.
3. Простота отслеживания расходов на топливо.

Приобретение топливных карт на платной основе целесообразно отразить как материально-производственные запасы (МПЗ), после чего расходы на ГСМ можно списать в затраты предприятия. Ведение учета ГСМ через топливные карты должно соответствовать внутренним процедурам организации.

Выдача карт сотрудникам

Оформление передачи топливных карт работникам требует соответствующего документирования согласно политике компании.

При выдаче топливной карты работнику начинается её бухгалтерский учет. Оформляется это действие с помощью документа, который может называться, например, «Акт приема-передачи». Структура этого документа не строго регламентирована. С момента подписания акта учет ГСМ по карте ведется официально. Когда карта возвращается обратно в компанию, используется аналогичный акт. Это позволяет затем передать карту другому работнику.

Управление топливными картами

Оптимизация учета топливных карт в крупных организациях возможна через создание специального регистра. Важно разработать и утвердить внутренний документ, регламентирующий процесс и формы отчетности. Несмотря на то, что большинство карт не имеют ограничения по срокам, некоторые могут быть привязаны к конкретным условиям контракта. При истечении срока действия топливной карты ее следует списать с учета.

Бухгалтерский учет топливных карт

Бухгалтерия фиксирует операции с бензином через специальные счета, в числе которых ключевые  —  № 10 и № 60. Топливные карты являются элементом контракта на закупку горючего. Счет № 60 применяется для отражения взаиморасчетов с поставщиком бензина в рамках бухгалтерского учета.

Учет заправки ТС

Отражение заправленного топлива происходит в рамках ТМЦ на бухгалтерском счете 10. Поставщик предоставляет документацию:

• Товарно-транспортная накладная;
• Выставленный счет и счет-фактура;
• Сведения о выданном топливе по топливным картам.

Отражение расхода ГСМ

Для корректного учета затрат на бензин, используя топливные карты, следует придерживаться определенной процедуры. Изначально, установите стандарты использования топлива и процесс оформления документации, такой как путевые листы. Это позволит точно отслеживать и списывать расходы на горючее.

Учет ГСМ через топливные карты в бюджетных организациях

Бюджетные организации применяют специализированный план счетов для отражения операций с горюче-смазочными материалами (ГСМ), получаемыми с использованием топливных карт. Процесс отчетности и документооборот во многом аналогичен коммерческим структурам. Детали регламентированы Минфином в документе от 2 октября 2018 года № 02−07−10/70752.

Бухгалтерский учёт топливных карт

Министерство финансов указывает на необходимость фиксации операций с топливными картами вне баланса, поскольку они не выступают отдельным активом. Все операции с денежными средствами, связанные с топливными картами, следует отображать через бухгалтерский счёт 20600, предназначенный для учёта выданных авансов. Это включает в себя как передачу авансов, так и их использование, с подтверждающими документами от поставщика.